La nécessité d'une dynamique

Il n’est pas de médiation d’affaires sans un calendrier qui ne lui soit associé. Pratiquement, Il s'agit de donner à la négociation qui s'ouvre une dynamique particulière en l'enfermant, avec l’assentiment des parties, dans un temps limité.

Certaines médiations nécessitent en effet d’être particulièrement structurées, alors que d’autres le réclament moins, voire pas du tout. Tout est fonction de cas d’espèce.

Il revient donc au médiateur, dès le début du process de médiation, d’interroger toutes les parties sur leurs attentes en la matière puis de définir de concert avec elles un calendrier dynamique de discussion qui engagera ensuite tous les participants.

Dans certains cas relativement simples, il sera possible d’enfermer la médiation dans une journée voire deux journées intensives, dans d’autres cas il faudra convenir de sessions multiples, ne serait-ce que parce que des parties souhaitent bénéficier d’un délai de réflexion pour faire évoluer leur position ou encore de consulter leurs instances de direction.

Le principe reste qu'une médiation d'affaires ne doit pas s'éterniser inutilement. Elle doit au contraire s’inscrire dès le début dans un rythme particulier qui commence par la disponibilité du médiateur lui-même, mais aussi celle des parties, en vue de fixer un calendrier réaliste mais aussi ambitieux.

Déroulé de la médiation

Après une première réunion plénière réunissant toutes les parties et leurs conseils au cours de laquelle il sera rappelé les principes essentiels de la médiation (indépendance du médiateur, confidentialité absolue des échanges, etc.), le médiateur va très vite entamer avec chaque partie des discussions séparées et confidentielles (on parle alors d’entretien « ex parte » ou encore de « caucus »), chacune des parties étant alors isolée dans une salle séparée.

Tout ce qui pourra être révélé au médiateur au cours d’un de ces entretiens ex parte sera traité par lui comme étant d'une confidentialité formelle au bénéfice de la partie concernée, sauf à ce que cette partie l’autorise expressément à y déroger dans l’intérêt de la négociation.

Le médiateur va ainsi alterner les ex parte avec chacune des parties. Il pourra être amené à proposer d’autres réunions plénières, par exemple pour faire un point d’étape. Il pourra aussi proposer de réunir directement les seuls avocats hors la présence de leurs clients, ou au contraire de réunir les parties en personne, en dehors de leurs avocats.

Dans le cours de la session, le médiateur pourra aussi être amené à formuler aux parties une ou des propositions qui lui sembleraient de nature à constituer un terrain d’accord.

La solution se dessinera progressivement dans cette alternance de discussions séparées et de réunions plénières, et où le médiateur, sa personnalité, ses compétences et surtout le degré de confiance qu’il aura su inspirer aux parties joueront à l’évidence un rôle central.

Dès que les conditions d’un accord seront réunies, les parties devront avant de se quitter convenir, sous l’égide du médiateur, des modalités pratiques de formalisation de leur accord.

Il reste qu'un processus de médiation doit être avant tout pragmatique, et qu'il n'y a donc pas de règle absolue.