1 - PRINCIPE GENERAL DE LIBERTE

Toute médiation repose sur le principe de l'entière liberté des parties, qu'il s'agisse du fait même de participer à la médiation ou encore de conclure un accord avec les autres parties.

La médiation EQUI—T est soumise aux Lois et normes françaises en vigueur (dont notamment l'ordonnance n°2011-1540 du 16 novembre 2011 portant transposition de la directive 2008/52 CE du 21 mai 2008 et le décret n°2012-66 du 20 janvier 2012).

2 - PRINCIPE GENERAL DE CONFIDENTIALITE

La confidentialité est le deuxième principe formel d'une médiation qui s'impose de façon générale à toutes les parties.

La confidentialité portera sur l'existence même de la médiation, l'identité des parties concernées par la médiation, les informations échangées et le sort, qu'il soit heureux ou moins heureux, qu'aura connu cette médiation.

Pour le médiateur, cette confidentialité concernera en plus et de façon absolue toutes les informations auxquelles il aura eu accès dans le cadre des entretiens ex-parte avec chaque partie. Seule la partie qui lui aura confié une information pourra éventuellement le délier de cette obligation de confidentialité dans le cours du process de médiation.

Par exception à ce principe formel de confidentialité, les parties pourront toutefois faire état de la seule existence de cette médiation pour les besoins d'une procédure judiciaire où il leur serait demandé de justifier de démarches préalables de résolution amiable de leur différend. Cette divulgation exceptionnelle restera en tout état de cause strictement limitée à la seule existence de la médiation ainsi qu'à son absence de succès.

3 - PRINCIPE GENERAL DE CONFIANCE - IMPARTIALITE DU MEDIATEUR

Le médiateur doit faire preuve d'une parfaite impartialité tout au long du processus de médiation. Il doit notamment accorder à toutes les parties le même niveau d'écoute et de respect.

La confiance que les parties vont devoir accorder personnellement au médiateur constitue le socle indispensable sur lequel va se construire toute la session de médiation.

4 - DEONTOLOGUE DU CENTRE

Le Centre EQUI-T comprend en son sein un(e) déontologue, qui est une personnalité qualifiée en matière de résolution amiable des disputes d'affaires, sans pour autant être elle-même un des médiateurs du Centre. Le/la déontologue peut être saisi(e) par le Centre lui-même, un de ses médiateurs, ou encore par toute partie à une médiation dès lors qu'elle considérerait qu'une question ayant trait à la déontologie de la médiation est soulevée. La saisine du/de la déontologue se fait soit par courriel dirigé sur l'adresse deontologue@equi-t.eu soit par courrier adressé au siège du Centre à l'attention du déontologue. Le/la déontologue rend ensuite dans les meilleurs délais et en toute indépendance un avis écrit sur la question qui lui est posée, cet avis n'ayant toutefois pas de caractère contraignant. Une copie de cet avis est adressée par le/la déontologue à la direction du Centre EQUI-T pour son information.

5 - SAISINE DU CENTRE

Toute médiation débute par la saisine du Centre EQUI—T.

Le Centre est valablement saisi :

  • soit par une demande conjointe des parties à un litige ;
  • soit par une demande formée par une des parties ; dans ce dernier cas seule l'acceptation de toutes les autres parties au litige entraînera la saisine effective du Centre ;
  • soit par la mise en œuvre, à l'initiative d'au moins une des parties, d'une clause de médiation contractuelle qui confierait ainsi par avance toute médiation à intervenir au Centre EQUI—T.

La demande est nécessairement écrite (lettre ou courriel) et doit impérativement mentionner :

  1. l'identité complète de toutes les parties dans la cause ;
  2. les conditions de saisine du Centre : demande conjointe, demande d'une des parties avec accord des autres parties, mise en œuvre d'une clause contractuelle, …
  3. l'identité du ou des avocats accompagnants chaque partie dans la médiation avec indication du cabinet si c'est la cas ; si une ou des parties ne souhaitent pas être assistées par des avocats, la demande doit alors le préciser explicitement.
  4. les modalités souhaitées du déroulement de la médiation, à savoir sous forme présentielle ou par visioconférence ; à défaut de choix établi, la demande précisera que le choix n'est pas encore arrêté.
  5. les modalités souhaitées de désignation du ou des médiateurs, cette désignation pouvant se faire au choix des parties à la médiation à partir de la liste des médiateurs du Centre ou à défaut sur proposition du Centre.
  6. une présentation succincte du litige et de l'enjeu pratique et/ou économique et financier du litige.

A réception de la demande, le Centre examine à bref délai les éléments et vérifie si toutes les conditions de saisine sont bien remplies.

Si la demande comporte aussi le fait que le Centre propose à d'autres parties la mise en œuvre d'une médiation, le Centre entre avant toutes choses en contact avec ces parties.

Le Centre transmet ensuite les éléments fournis à chacun des médiateurs pressentis pour acceptation de la mission.

6 - CHOIX DU MEDIATEUR

Le Centre tient à la disposition des parties la liste complète de ses médiateurs, à partir de laquelle ces parties sont libres de s'entendre sur le choix d'un médiateur.

Les parties peuvent par ailleurs demander au Centre de proposer un ou plusieurs noms de médiateurs. A partir de cette proposition, il appartient ensuite aux parties de s'entendre sur le choix commun d'un médiateur. 

7 - ACCEPTATION PAR LE MEDIATEUR DE SA MISSION - INDEPENDANCE ET CONFLITS D'INTERETS

Le Centre communique au médiateur pressenti les informations dont il dispose, et notamment l'identité de toutes les parties dans la cause. Le médiateur doit ensuite répondre dans les meilleurs délais en acceptant ou en refusant la mission. En cas de refus de la mission, le médiateur reste libre de motiver ou non son refus.

Le médiateur doit spontanément s'abstenir de participer à une médiation dans laquelle il aurait identifié une situation où son indépendance pourrait être mise en cause. S'il estime que le risque de conflit d'intérêt est simplement potentiel, il peut choisir d'en informer toutes les parties et solliciter leur accord. Seul un accord unanime de toutes les parties à la médiation peut alors permettre au médiateur d'accepter la mission.

Cette obligation d'abstention ou a minima d'information préalable de toutes les parties qui s'impose au médiateur pressenti porte non seulement sur la réalité mais aussi sur la simple apparence de conflit d'intérêts.

Si le médiateur pressenti refuse la mission, le Centre propose alors aux parties un autre médiateur.

8 - ACCEPTATION PAR LE CENTRE

Dès qu'un médiateur a accepté la mission et pour autant que toutes les autres conditions formelles soient bien remplies, le Centre confirme par écrit à toutes les parties qu'il est valablement saisi et qu'il accepte la médiation.

Pour le cas où le Centre estimerait devoir refuser la médiation, il en informe au plus tôt les parties. Sa décision, qu'il est libre ou non de motiver, est sans recours.

9 - DEROULE D'UNE SESSION DE MEDIATION

a. La session de médiation peut se tenir, au choix des parties, sous forme de réunion présentielle, sous forme de réunion par visioconférence, ou encore dans une combinaison des deux modes. La tenue de toute réunion présentielle est subordonnée aux règles applicables en matière de protection et de sécurité sanitaire des différents participants à la réunion, éléments de fait que le Centre se réserve d'apprécier au cas par cas. Dans le cas de réunion par visioconférence, les parties devront s'accorder avec le Centre sur le choix d'un système de visioconférence, lequel devra satisfaire à certains critères de fonctionnement et de sécurité comme précisé plus amplement à l'article 10 ci-après.

b. Chaque partie reste libre du choix de la personne qui la représentera à la session de médiation, pour autant que celle-ci ait qualité à la représenter et dispose du pouvoir pour l'engager. Une session de médiation est une réunion privée, à laquelle seuls les parties et le médiateur peuvent participer, sauf accord dérogatoire des parties et du médiateur.

c. La date de la session de médiation est fixée par le secrétariat du Centre après consultation des parties. Le modèle du centre EQUI—T privilégie une réunion d'une ou plusieurs journée(s) entière(s) avec l'objectif d'arriver à un accord dans le cadre de cette/ces journée(s).

d. Préalablement à la tenue de la session de médiation, chaque partie devra retourner signé le présent Règlement de Médiation du Centre. L'attention des parties est particulièrement attirée sur la portée de leur engagement pour ce qui est du principe formel de confidentialité.

e. Chaque participant doit signer une feuille de présence, qui sera conservée par le médiateur pour être ensuite remise au secrétariat du Centre. Dans le cas où la session de médiation se tient par visioconférence, il sera proposé un système sécurisé de signature confirmative à distance.

f. Sauf le cas particulier où toutes les parties en auraient exprimé le souhait contraire, le centre EQUI-T préconise que chaque partie soit accompagnée de son conseil avocat lors de la ou les journée(s) de médiation comme dans la suite du processus, la présence de ces avocats garantissant à la médiation l'existence d'un juste équilibre entre les parties ainsi qu'une meilleure maîtrise des tenants et aboutissants du litige y compris au moment du dénouement de la médiation. Le Centre se réserve le droit de refuser la tenue d'une médiation où il considérerait que ce juste équilibre n'est pas respecté.

g. Le départ d'une des parties interrompt la session de médiation, sauf si la session concernait plus de deux parties auquel cas les parties restantes gardent la possibilité de décider de poursuivre la session.

h. La session de médiation se déroule sous l'autorité du médiateur qui définit la méthode de conduite la mieux appropriée, l'alternance des séances plénières et des entretiens ex-parte, et plus généralement toute question relative au déroulé de la session.

i. Si et seulement si les parties le souhaitent, le médiateur peut soumettre aux parties une ou plusieurs propositions de solution, et ce à tout moment dans le process de médiation.

10 - CAS PARTICULIER DES MEDIATIONS TENUES PAR VISIOCONFERENCE

Dans le cas où la session de médiation se déroule pour tout ou partie par visioconférence, le Centre EQUI-T propose une plateforme numérique spécialisée qui permet notamment, dans le cadre d'une session verrouillée, de filtrer les entrées et les sorties, d'alterner les réunions plénières et les discussions séparées. Le Centre est particulièrement attentif à ce que ces sessions se déroulent dans un cadre confidentiel mais ne peut pour autant apporter de garantie formelle quant à la confidentialité des réseaux, domaine qui relève du seul prestataire mettant à disposition la plateforme.

Sur demande des parties, la plateforme utilisée par le Centre peut être remplacée par toute autre plateforme numérique reconnue et acceptée par le Centre, pour autant que les parties en aient ainsi convenu entre elles.

11 - ÉCHANGES D'INFORMATIONS AVANT ET DANS LE COURS DE LA MEDIATION

Préalablement à la tenue de la session de médiation, chaque partie est invitée à transmettre au Centre une courte note synthétique résumant les faits et sa propre position, selon un modèle fourni par le Centre. Cette note, qui est destinée à permettre au médiateur d'introduire la réunion, pourra être évoquée oralement par le médiateur, mais ne sera pas copiée officiellement aux autres parties à la médiation.

Dans le cas où une instance judiciaire est en cours ou encore si la médiation s'inscrit dans la suite d'une décision judiciaire, les parties joignent à leur note synthétique une copie de l'assignation et/ou selon le cas de leurs dernières conclusions récapitulatives ou éventuellement de la décision de justice déjà intervenue mais non encore définitive.

La session de médiation par sa nature même n'est pas soumise aux règles du contradictoire du droit commun. Les informations qui pourraient éventuellement être communiquées entre une partie et le médiateur dans le cours de la session de médiation sont par défaut strictement confidentielles et doivent être traitées comme telles par le médiateur, à moins que les parties à la médiation n'en conviennent autrement par un accord express.

12 - DENOUEMENT AVEC ACCORD

Si un accord intervient entre les parties, le Centre recommande que les parties formalisent immédiatement cet accord à travers un document provisoire contenant les termes essentiels de l'accord qui est signé par toutes les parties intéressées, ce document provisoire devant être très rapidement suivi par un accord formel définitif.

Ni le médiateur, ni le Centre EQUI—T n'interviennent en quelque façon que ce soit dans la rédaction de cet accord, qu'il soit provisoire ou définitif, cette rédaction incombant aux seules parties assistées de leurs conseils respectifs.

Sous cette réserve, le Centre EQUI—T met à la disposition des parties qui le souhaiteraient, et à titre purement facultatif, un modèle de Promesse d'accord transactionnel que les parties compléteront et utiliseront alors sous leur seule responsabilité. Il est rappelé à ce sujet que le Centre EQUI—T recommande l'accompagnement de chacune des parties par son avocat-conseil, ces derniers étant à même de sécuriser au mieux l'accord à intervenir, et ce dans l'intérêt de toutes les parties.

Une fois définitivement formalisé, l'accord s'entend généralement comme une transaction au sens des articles 2044 et 2052 du Code Civil  ; les parties peuvent convenir de le faire homologuer par le juge compétent afin de lui donner force exécutoire.

13 - DENOUEMENT SANS ACCORD

En cas de défaut d'accord à l'issue de la session, les parties conviendront de la suite qu'elles entendent donner à la procédure de médiation.

Pour le cas où la cause serait ultérieurement soumise à une procédure d'arbitrage, le médiateur s'interdit par avance de siéger en qualité d'arbitre.

14 - ADMINISTRATION DE LA MEDIATION ET SUPPORT LOGISTIQUE

Le Centre EQUI—T prend en charge l'administration générale de la médiation et fournit un support logistique permettant un bon déroulement des médiations qui lui sont confiées.

Dans le cas d'une session présentielle, cette logistique comprend la mise à disposition de locaux ainsi que l'organisation d'une restauration légère prise sur place. Le déroulement-type d'une session de médiation, tel qu'il fait partie du modèle défendu par le Centre, intègre notamment le fait que les parties sont réunies dans un espace donné pour une période limitée, et que ces mêmes parties ne seront pas distraites ni sollicitées à l'extérieur pendant le déroulement du processus de médiation.

Dans le cas d'une session par visioconférence, l'organisation de la visioconférence est assurée par le Centre dans les conditions et réserves de l'article 10 du présent Règlement de Médiation.

15 - REMUNERATION / FACTURATION

Le Centre EQUI—T se rémunère au titre de son intervention et de celle de ses médiateurs sur la base d'un tarif qui est tenu à la disposition de tous et est directement accessible à partir du lien http://equi-t.eu/tarif

Ce tarif privilégie autant que possible la notion de forfait, afin que chaque partie soit clairement informée,  avant qu'elle ne s'engage dans le processus de médiation, du coût final qu'elle supportera en ayant eu recours au Centre. A défaut, il sera proposé un budget qui pourra être évolutif.

Le tarif comprend la rémunération au(x) médiateur(s), les frais de mise à disposition de locaux et de restauration (en cas de médiation présentielle) ou de mise à disposition de la plateforme numérique (en cas de médiation par visioconférence), les frais généraux ainsi que la rémunération du Centre.

Sauf disposition contraire convenue entre les parties, le coût de la médiation est réparti équitablement entre toutes les parties. Préalablement à la tenue de la médiation, le Centre adresse à chaque partie une facture représentant sa quote-part. Toutes les factures doivent être acquittées préalablement à l'ouverture de la session de médiation, ces montants restants acquis au Centre en cas d'annulation de la session, et quelle que soit l'issue de cette session.

16 - EXCLUSIONS DE GARANTIE

Le Centre EQUI—T tout comme les médiateurs qui conduisent les médiations n'agissent qu'en tant que simples facilitateurs dans le cadre de processus de médiation librement souhaités par des parties à un différend, et leur responsabilité tant personnelle que collective ne peut en aucun cas être mise en cause pour tout fait ou manquement en liaison avec la conduite d'une médiation.

17 - LOI ET NORMES APPLICABLES

La médiation est conduite conformément au droit français. La Loi et les normes applicables sont celles en vigueur en France au moment de la tenue de la session de médiation.

En cas de litige, le Tribunal de Grande Instance de Paris sera seul compétent.